Des aspects tels que le lieu, les activités, les repas et les équipements sont importants pour le succès d’un séminaire d’entreprise hors site, mais c’est surtout la planification de l’évènement qui fait toute la différence. Afin de vous en faciliter l’organisation, voici un exemple de programme de séminaire d’entreprise réussi.
Le premier jour
Donnez rendez-vous à tous les participants, tôt, sans exagération, à un point de rencontre où un transport les attendra. Pensez à prévoir une marge de sécurité de 15 minutes avant le départ.
Le programme du séminaire en détail
Une fois sur les lieux de l’évènement, rassemblez l’ensemble de l’équipe dans un espace commun telle qu’une salle de conférence. Assurez-vous que chacun a une place assise, de quoi prendre des notes et de l’eau.
Passez en revue l’agenda que vous aurez communiqué à tous par mail quelques jours avant le départ. Expliquez aux participants le contenu du programme et prévoyez du temps pour les questions. Vous pouvez enchaîner avec un jeu de type quiz ou “2 vérités 1 mensonge” afin de détendre l’atmosphère et favoriser les liens entre les participants.
Les présentations et la première activité
Laissez environ une demi-heure à chaque équipe pour parler des projets en cours au sein de leur service. En fin de matinée, offrez une pause permettant aux participants de déjeuner et de recharger les batteries. Continuez avec les sessions restantes. Assurez-vous que chaque équipe a assez de temps pour son exposé et prévoyez quelques minutes pour les questions à la fin.
Ensuite, vous pourrez diviser l’équipe en petits groupes pour des tâches stimulantes et créatives, comme une planification stratégique sur un scénario fictif ou un brainstorming. L’objectif est de faire travailler ensemble des membres qui n’ont pas l’habitude de collaborer, afin d’encourager la créativité. Faites un résumé de la journée et présentez le programme du soir et celui du lendemain.
La soirée : de la détente et un bon repas
Avant le dîner, accordez du temps libre à vos collaborateurs pour qu’ils puissent se détendre, ou appeler leurs proches. Il y a fort à parier qu’une partie d’entre eux décideront de rester ensemble pendant ce temps libre.
Puis, réunissez tout le monde pour un dîner savoureux. Une bonne soirée est parfaite pour conclure la première journée et c’est l’occasion pour les responsables de motiver l’équipe dans une atmosphère plus détendue. D’ailleurs, à ce titre, sachez que la plupart des lieux organisant les séminaires d’entreprise (chalets, gîtes, salles…) proposent l’organisation complète des repas : ce qui vous permet de vous soulager de cette contrainte.
L’after est le moment de s’amuser ! Proposez à vos collaborateurs de faire la fête, ce sera l’un des moments forts d’un séminaire. C’est là que des amitiés se forgent et que des souvenirs se créent, loin des discours sur les performances et la gestion du temps.
Le deuxième jour
Un petit-déjeuner d’équipe pour commencer la journée
Commencez la journée avec un petit-déjeuner d’équipe copieux. Ne le programmez pas trop tôt pour permettre à tous de récupérer de la veille entre 9 et 10 heures.
Une activité de team building pour suivre
Organisez ensuite une activité amusante afin de renforcer la cohésion. Pensez à quelque chose d’original et d’épanouissant, comme par exemple une chasse au trésor en forêt.
Laissez le temps aux participants de rassembler leurs affaires et offrez un déjeuner optionnel. Permettez à chacun de conclure son séjour comme il le souhaite, que ce soit en préparant ses bagages ou en profitant d’une promenade.
C’est l’heure de rentrer ! Assurez-vous que chacun connaît l’heure de départ et laissez une marge de 10 à 15 minutes pour vérifier que tout le monde a tout récupéré. Finissez le séminaire sur une note détendue.
Le séminaire est terminé mais pas votre programme ! Afin de recueillir les retours des participants, envoyer un email de suivi incluant une rapide enquête pour évaluer les points positifs de l’évènement et ceux à améliorer.
Partagez les notes des sessions avec l’équipe qui seront utiles pour planifier les actions futures ainsi que les photos de l’événement qui donneront le sourire aux participants et l’envie de repartir en séminaire !